Alguns Métodos para Solução de Problemas de Organizações

O MÉTODO “5W1H”.

O QUE É?

É um documento de forma organizada par a identificar as ações e a responsabilidade de cada um.

PARA QUE UTILIZAR?

Para planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho.

O 5W1H deve ser estruturado para permitir uma rápida identificação dos elementos necessários à implantação do projeto.

Os elementos podem ser descritos como:

WHAT - O que será feito (etapas )

HOW - Como deverá ser realizado cada tarefa/etapa (método)

WHY - Por que deve ser executada a tarefa (justificativa)

WHERE - Onde cada etapa será executada (local)

WHEN - Quando cada uma das tarefas deverá ser executada (tempo)

WHO - Quem realizará as tarefas (responsabilidade)

QUANDO USAR 5W1H

• Referenciar as decisões de cada etapa no desenvolvimento do trabalho.

• Identificar as ações e responsabilidade de cada um na execução das atividades

• Planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho.

PRÉ-REQUISITOS PARA CONSTRUIR UM 5W1H

• Um grupo de pessoas.

• Um líder para orientar as diversas ações para cada pessoa.

COMO FAZER UM 5W1H

• Construir uma tabela com as diversas questões; What, How, Why, Where e When.

• Fazer um questionamento em cima de cada item

• Anotar as decisões em cada questão considerada de suas atividades.

   BRAINSTORMING

O QUE É?

É um conjunto de ideias ou sugestões criado pelos membros da equipe que permite avanços na busca de soluções

PARA QUE UTILIZAR?

Ampliar a quantidade de opções a serem analisadas.

QUANDO USAR UM BRAINSTORMING

• Para solucionar um problema, nas listagens das possíveis causas e soluções.

• No desenvolvimento de um novo produto, e das características dos produtos.

• E várias outras aplicações, pois é uma técnica muito flexível.

PRÉ-REQUISITOS PARA CONSTRUIR UM BRAINSTORMING

• Um grupo de pessoas.

• Um líder para coordenar o grupo.

• Folha de verificação para anotar as ideias.

REGRAS BÁSICAS

• Eliminar qualquer crítica no primeiro momento do processo, para que não haja inibições nem bloqueios e surja o maior número de ideias possível. “Nenhuma ideias por mais tola ou irracional que possa parecer, pode ser criticada. Da mesma forma, as boas ideias não são elogiadas ou endossadas. Todo julgamento é suspenso inicialmente; a primazia é a geração de ideias” (Plsek e Onnias). Não deve haver julgamento de modo algum, principalmente dos gestores;

• Apresentar as ideias tal qual elas surjam na cabeça, sem rodeios, elaborações ou maiores considerações. As pessoas devem se sentir muito à vontade, sem medo de “dizer uma bobagem”. Ao contrário, as ideias mais desejadas são aquelas que parecem disparatadas, “loucas” e sem sentido, no primeiro momento. Estas ideias costumam oferecer conexões para outras ideias criativas e até mesmo representarem soluções. Mesmo que mais tarde sejam abandonadas completamente, isso não é importante no momento da “colheita” das contribuições;

• No brainstorming, quantidade gera qualidade. Quanto mais ideias surgirem, melhor. Maior será a chance de se conseguir, diretamente ou por meio de associações as boas ideias;

• Numa segunda etapa, feita a seleção das ideias, aquelas potencialmente boas devem ser aperfeiçoadas. Nesse processo, costumam surgir outras ideias. Mas lembre-se: derrubar uma ideia é mais fácil que programa-la. Novas ideias normalmente nascem frágeis: é preciso reforçá-las para que sejam aceitas.

• Se essas regras forem cumpridas, certamente ocorrerá a geração de uma quantidade maior de ideias. Ideias melhores e em maior quantidade do que seria possível de se esperar do trabalho individual.

COMO FAZER UM BRAINSTORMING

• O processo de brainstorming é conduzido por um grupo de 6 a 12 participantes, com um coordenador e um secretário escolhidos.

• Cada participante recebe, antes da reunião, o enunciado do problema com todas as informações disponíveis. Para ser útil, o enunciado do problema deve:

O “Ser específico: evite palavras como baixo, ruim ou lento";

O Ser mensurável: inclua fatos, números, etc.;

O Enunciar o efeito: afirmar o que está errado sem presumir uma causa ou uma solução;

O Identificar o déficit entre o que há e o que deveria ser;

O (Focalizar a perda; dizer por que a situação é indesejável do ponto-de-vista do cliente).

• A sessão do brainstorming começa com a orientação aos participantes sobre as regras do jogo, origem e motivo do problema a ser estudado. Se o grupo não está acostumado a sessões de brainstorming, é aconselhável fazer um breve aquecimento e, se necessário, é possível redefinir o problema em cada ocasião. É importante educar as pessoas.

• Ao se anotar, finalmente, o problema no quadro é que realmente inicia o brainstorming em si, com duração aproximada de 40 minutos.

• Durante esse período cada pessoa do grupo deve estar estimulada e desinibida para oferecer o maior número de ideias, segundo a regra básica: é proibido cri ticar.

• Todas as ideias devem ser anotadas em local bem visível, sempre se dando preferência pela redação original de quem manifesta a ideia.

• O último passo da sessão consiste na seleção de ideias. Nesta fase o grupo:

a) Analisa as diversas sugestões individuais de causas potenciais do problema;

b) Classifica as causas levantadas;

c) Combina causas afins e descarta redundâncias;

d) Elabora uma lista das causas mais comuns.

Fontes:

http://www.qualidade.adm.br/uploads/qualidade/ferramentas.pdf

Alguns Métodos para Solução de Problemas de Organizações

MATRIZ GUT

GUT, sigla para Gravidade, Urgência e Tendência, é uma ferramenta utilizada na priorização das estratégias, tomadas de decisão e solução de problemas de organizações/projetos. Está normalmente vinculada à análise SWOT, da análise de ambiente de marketing da área de gestão.

MÉTODO

Listar forças;

Dar uma nota, de 1 a 5 para a gravidade de cada força;

Dar uma nota, de 1 a 5 para a urgência de cada força;

Dar uma nota, de 1 a 5 para a tendência de cada força;

Multiplicar os resultados (gravidade x urgência x tendência) de cada força.

O fato de "dar notas de 1 a 5" pode parecer um pouco subjetivo. Logo, é sugerido:

Gravidade

5   =   extremamente grave

4   =   muito grave

3   =   grave

2   =   pouco grave

1   =   sem gravidade

Urgência

5   =   precisa de ação imediata

4   =   é urgente

3   =   o mais rápido possível

2   =   pouco urgente

1   =   pode esperar

Tendência (para melhor mensurar esse aspecto, sugere-se pensar "se nada for feito").

5  =  Irá piorar rapidamente

4  =  Irá piorar em pouco tempo

3  =  Irá piorar

2  =  Irá piorar a longo prazo

1  =  Não irá mudar

Ao final, será possível a priorização das ações nos aspectos da organização/projeto mais impactantes.

Segue abaixo um modelo fiel ao conceito do GUT. Mas pode ser alterado como preferir.

 

 Fontes:
 http://pt.wikipedia.org/wiki/GUT 
http://www.sobreadministracao.com/wp-content/uploads/2011/11/2-Matriz-GUT.jpg

Capacidade Produtiva

      É a quantidade máxima de produtos ou serviços que a empresa pode produzir em um intervalo de tempo.

     Quando a empresa souber calcular sua capacidade produtiva, ela consegue reduzir custos desnecessários, aumenta a receita e a qualidade. Dessa forma, aproveita o máximo dos recursos físicos e humanos existentes.

      Existem vários tipos de Capacidade produtiva, como pode ser visto abaixo:

      Capacidade instalada pode ser traduzida como o limite da produção ou a capacidade máxima de produção de uma fábrica. É a quantidade de unidades de produto que as máquinas e equipamentos instalados são capazes de produzir.

      O nível de utilização da capacidade instalada é dado pela relação entre o volume efetivamente produzido pela indústria (ou unidade industrial) e o que poderia ser produzido - se o equipamento estivesse operando a plena capacidade. Em outros termos, a diferença entre o volume efetivamente produzido e aquele que poderia se produzido se houvesse plena utilização da capacidade instalada, corresponde à capacidade ociosa.

      A existência de capacidade ociosa pode ser causada por escassez de matérias-primas ou queda na demanda, eventualmente ligada a um período de recessão econômica; mas pode também estar associada a manobras monopolistas, que visem criar uma escassez artificial do produto e assim forçar um aumento de preços.

      Capacidade disponível é o estudo de capacidade da produção sobre o tempo disponível do funcionamento da empresa.

      O calculo é bem simples também. A fórmula é semelhante à da capacidade instalada, porém considera o tempo que a empresa trabalha.

      O problema da fábrica de copinhos plásticos: 300 copos por minuto, porém esta fabrica trabalha em horário comercial: ou seja, das 08h00min  até as 18h00min.

      A solução do cálculo ficaria assim: 300 copos x 60 minutos x 10 horas de atividade da empresa = 180.000 copinhos por dia.

      A empresa tem a capacidade disponível de 180.000 copinhos por dia.

      A capacidade efetiva representa a capacidade disponível subtraindo-se as perdas planejadas desta capacidade. A capacidade efetiva não pode exceder a capacidade disponível, isto seria o mesmo que programar uma carga de máquina por um tempo superior ao disponível.

      Perdas de capacidade planejadas: são aquelas perdas que se sabe de antemão que irão acontecer, por exemplo: set-up, manutenção planejada, troca de turnos, controles de qualidade.

      Perdas de capacidade não planejadas: São as perdas que não se consegue antever, como por exemplo: Falta de matéria-prima, de energia, de pessoal, manutenção corretiva, problemas de qualidade.

      Com a comparação entre a capacidade efetiva e a capacidade disponível pode-se obter o grau de utilização, conforme relação abaixo:

GRAU DE UTILIZAÇÃO = CAPACIDADE EFETIVA

                                        CAPACIDADE DISPONÍVEL

    

      A capacidade realizada é obtida subtraindo-se as perdas não planejadas da capacidade efetiva, em outras palavras, é a capacidade que realmente aconteceu em determinado período. Com a comparação entre a capacidade efetiva e a capacidade realizada pode-se determinar o índice de eficiência, conforme relação à abaixo:

ÍNDICE DE EFICIÊNCIA = CAPACIDADE REALIZADA

                                         CAPACIDADE EFETIVA

Saiba como calcular a capacidade máxima de produção num determinado período de tempo para, assim, planejar melhor o trabalho.

      O cálculo da capacidade de produção de uma empresa deve ser feito considerando-se o número de unidades produzidas num determinado período, bem como possíveis perdas de tempo. Conhecer a Capacidade Produtiva de um processo significa saber qual a sua produção máxima num determinado período. A partir daí, você pode definir:

- se é possível ou não produzir determinado produto;

- quanto tempo leva para elaborar o produto, considerando o seu tempo padrão de produção, o tempo disponível e a produção mensal esperada;

- como fazer o balanceamento das operações.

      Nas Micro e Pequenas Empresas (MPE) é comum a utilização de métodos alternativos para determinar os tempos. Por exemplo:

- Tempos Estimados: são estimativas de tempo feitas por responsáveis pela produção;

- Tempos Históricos: são os tempos apurados no passado, sem análise;

- Tempos Calculados: são medições de tempos de forma indireta, por cronometragem, usando relógios. 

      O tempo total de produção de um lote é dividido pela quantidade de peças produzidas, obtendo-se, assim, o tempo unitário.

Calculando a capacidade produtiva

      Para calcular o tempo médio de produção de cada unidade, basta você dividir o número total de produtos pelo tempo total de produção. A partir deste dado, é possível fazer um planejamento mensal de produção.

Exemplo:

      Se em oito horas de trabalho são produzidas 80 unidades, você deve fazer o seguinte cálculo: 80/8= 10.

      Este é o tempo médio de produção.

Neste caso:

·         Se o tempo de trabalho diário é de 12 horas, em um dia serão produzidos 120 unidades;

·         Contudo, é preciso descontar o tempo dos intervalos para necessidades pessoais, cansaço físico e perdas decorrentes da falta de material, quebras de máquinas etc.

·         Imagine, então, que o tempo de trabalho diário seja de 10 horas. A produção, neste caso, será de 100 unidades por dia;

·         Considerando-se que o mês tem 22 dias úteis, a produção mensal da sua empresa será de 2.200 unidades.

Fontes:

http://pt.wikipedia.org/wiki/Capacidade_instalada

http://www.sebraemg.com.br/Geral/VisualizadorConteudo.aspx?cod_conteudo=5926&cod_areaconteudo=1952&cod_pasta=2058&navegacao=ABRA_SUA_EMPRESA/Implanta%C3%A7%C3%A3o_do_Neg%C3%B3cio/Capacidade_Produtiva

http://pauloamaral.blog.br/capacidade-disponivel/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=capacidade-disponivel

http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAvNIAG/planejamento-capacidade-avaliacao-economica-necessidades-equipamentos-pessoal

Localização de instalações

      A análise da localização de instalações é aplicada a vários problemas, por exemplo, a localização de aeroportos, escolas, armazéns, centrais de tratamento de resíduos, fábricas, postos de correios, hospitais, livrarias, entre outros. O problema da escolha da localização de instalações de entre variadíssimos locais é um problema de logística de enorme importância.

       

      O problema da localização preocupa-se em estudar uma área específica a partir das unidades de distribuição de produtos ou de prestação de serviços, o objetivo destes problemas é determinar a quantidade e a localização ideal destas unidades de forma a atender da melhor maneira possível um conjunto de usuários cuja localização é conhecida.

      De uma forma geral os estudos de localização tratam de problemas como minimizar custos ou maximizar lucros de uma rede logística, atendendo a procura e satisfazendo os níveis de serviço. As restrições deverão ser então o mínimo de carga a ser transportada para o sistema ser viável e o tempo máximo para a carga chegar ao cliente. Os problemas de localização são bastante complexos, pois têm um extenso número de variáveis de decisão que se influenciam mutuamente.

        Para resolver este problema devem ser empregues técnicas sofisticadas de modelagem e análise, estas técnicas podem ser analíticas incluindo programação linear e técnicas de simulação. As técnicas analíticas incluem métodos que identificam os centros de gravidade da rede logística, que é adequado para decidir a localização de uma única fábrica ou um único centro de distribuição (CD). O centro de gravidade pode ser relativo ao centro do peso, centro da distância ou ao centro combinado do peso-distância ou ainda do centro peso-tempo-distância, sempre tentando encontrar uma localização de menor custo.

      Para a localização de múltiplas instalações devem ser usadas técnicas de programação linear ou de simulação.

      A decisão de localização baseia-se em dois tipos de dados, sendo eles os dados qualitativos e quantitativos.

      Os dados qualitativos são dados sobre o local, que podem ser medidos de forma subjetiva. (ex.: qualidade de vida, clima)

      Os dados quantitativos são dados sobre o local que podem ser medidos e ter um valor numérico. (ex.: preço, salários)

      Os modelos de decisão mais utilizados na avaliação de alternativas de localização são:

Dados qualitativos:

Modelo da ponderação qualitativa

Dados quantitativos:

Modelo do centro de gravidade

Modelo de comparação entre custos

Método dos momentos

Modelo da Ponderação Qualitativa

       O modelo da Ponderação Qualitativa pode ser usado quando não se consegue adequar uma estrutura de custos a cada localidade considerada. O modelo consiste em determinar uma série de fatores importantes para a decisão, onde cada localidade alternativa recebe um julgamento, julgamento esse que é convertido em nota através de uma escala arbitraria. A cada fator é atribuído um peso. A soma ponderada das notas pelos pesos dos fatores dará a pontuação final para cada localidade, a localidade escolhida é a que tiver maior pontuação.

Considerando:

k - Fatores indicados por Fij.

i - Localidade

j - Fator Particular

F23 - Indica o valor do fator 3 para a localidade 2.

Pj - Peso relativo do fator j

A ponderação final para a localidade i (Ni) pode ser expressa como:

Modelo do Centro de Gravidade

      O modelo do centro de gravidade é utilizado quando a empresa já existente quer saber onde deve localizar uma nova instalação dentro da rede. O método avalia o mercado já existente, o volume de bens ou serviços, bem como os custos de transporte envolvidos. Este método calcula a localização mínima entre a nova instalação e os mercados e instalações que já existem. As coordenadas utilizadas para calcular o ponto onde se deve localizar a instalação são GX e GY e são calculadas com as seguintes fórmulas:

Gx = (dix . pi . Ci)/( pi .Ci)

Gy = (diy.pi .Ci)/(pi .Ci)

Onde:

Gx - coordenada horizontal do CG;

Gy - coordenada vertical do CG;

Dix - coordenada horizontal da instalação ou mercado i;

Diy - coordenada vertical da instalação ou mercado i;

Pi - custo de transporte na direção da instalação ou Dom mercado i;

Ci - volume transportado de/para a instalação ou mercado i.

Existem dois tipos de modelos gravitacionais, o M.G simplesmente limitado, e o M.G duplamente simplificado. (Modelos Gravitacionais, [2006])

      Modelo Gravitacional Simplesmente Limitado - É destinado à localização das atividades duma área e é caracterizada por se conhecerem os totais das origens, ou destinos, dos fluxos de interação.

      Modelo Gravitacional Duplamente Limitado - É destinado a fazer a previsão dos fluxos de interação e caracteriza-se pelo conhecimento dos totais das origens e destinos.

Modelo da Comparação entre o custo fixo e o custo variável

      Através deste modelo realiza-se uma análise de custos para cada uma das alternativas previamente selecionadas. Calcula-se o lucro associado a cada alternativa de localização através da previsão da quantidade e do preço de vendas. Obviamente a melhor solução será aquela que tiver maior lucro

Passos a dar para a resolução do modelo:

Calcular os custos fixos, os custos variáveis e preços de vendas;

Calcular para cada localidade, o ponto de equilíbrio;

Sabendo que o ponto de Equilíbrio é a quantidade a produzir que iguala os custos e as receitas;

Escolher a localidade com o menor ponto de equilíbrio com a finalidade de recuperar mais rápido o investimento.

Método dos Momentos

O método dos momentos é um método simples e intuitivo. Supõem a existência dos momentos populacionais, a ideia básica do método é igualar os momentos das amostras aos momentos da população e procurar a solução da equação em função das componentes da amostra. Momento = Somatório (custo unitário de transporte x quantidade x distância) Sendo o melhor centro aquele que tiver a menor soma de momentos.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Localiza%C3%A7%C3%A3o_de_instala%C3%A7%C3%B5es

Proteção à Produção, Estoque de Segurança, Calculo do Estoque de Segurança e Responsabilidades do Administrador da Produção.

Proteção à Produção

Toda produção está vulnerável às incertezas ambientais, como chuvas fortes ou tempos secos, que podem prejudicar a colheita de diversos produtos ofertados no mercado. Além disso, podem surgir ao longo do tempo diversas doenças, como a gripe aviária, afetando também a demanda de alguns produtos.

Com o intuito de Proteger a produção, podem-se manter estoques tanto de inputs (entradas) quanto de outputs (saídas).

Estoque de Segurança

O estoque de segurança é caracterizado pelo ato de manter níveis de estoque suficientes para evitar faltas de estoque diante da variabilidade da demanda e, a incertezas do ressuprimento do produto quando necessário.

Quando se trabalha sem essa segurança, o atraso na entrega de uma mercadoria pelo fornecedor normalmente causa o esgotamento do estoque do período previsto da entrega até a efetiva chegada do produto.

Já no caso das vendas ou consumo da mercadoria estocada ser maior que o previsto enquanto o produto fornecido estiver em trânsito para o local de estocagem, também é possível que esse produto não se encontre disponível quando necessário.

Por estes motivos as empresas mantém o estoque de segurança em seus armazéns, evitando assim problemas de corte no fornecimento.

É como a caixa d'água de nossas casas, caso não existissem, na menor interrupção do fornecimento a água não estaria mais disponível em nossas torneiras.

Mas assim como o estoque de segurança possui seus benefícios, também traz alguns problemas às empresas, que precisam de locais maiores para armazenagem e disponibilizar capital para o investimento em estoque, o mesmo capital que poderia estar sendo empregado na compra de bens para a empresa.

Calculo do Estoque de Segurança

O estoque de segurança pode ser matematicamente calculado. Ele depende da própria demanda (ou da previsão dela), do lead time ou tempo de fornecimento, do desvio padrão destes dois elementos e do nível de serviço desejado.

Na fórmula abaixo, chamaremos de z o valor tabelado que indica quantos desvios padrão ao redor da média temos que tomar para cobrirmos a proporção da área sob a curva normal que queremos (o nível de serviço, por exemplo, podemos usar 99,87% para gerar um valor de z = 3,0);

Chamaremos d a demanda média e σd o desvio padrão dessa demanda; e chamaremos de t o lead time médio e de σt o desvio padrão do lead time.

O estoque de segurança, que chamaremos de ES, é calculado da seguinte forma:

Para simplificar, se o lead time possuir um desvio padrão muito pequeno, a fórmula pode ser simplificada para:

Referência Bibliográficas:

http://pt.wikipedia.org/wiki/Estoque_de_seguran%C3%A7a. Acessado em 17/12/12.

Responsabilidades do Administrador da Produção

Responsabilidades Indiretas:

§  Informar às outras funções da empresa, sobre as oportunidades e restrições da capacidade instalada;

§  Discutir com as outras funções os planos de produção e outros planos;

§  Receber sugestões das outras funções com o intuito de melhorar os serviços internamente prestados.

Responsabilidades Diretas:

§  Entender os objetivos da produção;

§  Compreender o papel da produção;

§  Traduzir objetivos em desempenho;

§  Desenvolvimento de uma estratégia de produção;

§  Projeto dos produtos, serviços e processos de produção;

§  Planejamento e controle da produção;

§  Melhorar o desempenho da produção.