Alguns Métodos para Solução de Problemas de Organizações

O MÉTODO “5W1H”.

O QUE É?

É um documento de forma organizada par a identificar as ações e a responsabilidade de cada um.

PARA QUE UTILIZAR?

Para planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho.

O 5W1H deve ser estruturado para permitir uma rápida identificação dos elementos necessários à implantação do projeto.

Os elementos podem ser descritos como:

WHAT - O que será feito (etapas )

HOW - Como deverá ser realizado cada tarefa/etapa (método)

WHY - Por que deve ser executada a tarefa (justificativa)

WHERE - Onde cada etapa será executada (local)

WHEN - Quando cada uma das tarefas deverá ser executada (tempo)

WHO - Quem realizará as tarefas (responsabilidade)

QUANDO USAR 5W1H

• Referenciar as decisões de cada etapa no desenvolvimento do trabalho.

• Identificar as ações e responsabilidade de cada um na execução das atividades

• Planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho.

PRÉ-REQUISITOS PARA CONSTRUIR UM 5W1H

• Um grupo de pessoas.

• Um líder para orientar as diversas ações para cada pessoa.

COMO FAZER UM 5W1H

• Construir uma tabela com as diversas questões; What, How, Why, Where e When.

• Fazer um questionamento em cima de cada item

• Anotar as decisões em cada questão considerada de suas atividades.

   BRAINSTORMING

O QUE É?

É um conjunto de ideias ou sugestões criado pelos membros da equipe que permite avanços na busca de soluções

PARA QUE UTILIZAR?

Ampliar a quantidade de opções a serem analisadas.

QUANDO USAR UM BRAINSTORMING

• Para solucionar um problema, nas listagens das possíveis causas e soluções.

• No desenvolvimento de um novo produto, e das características dos produtos.

• E várias outras aplicações, pois é uma técnica muito flexível.

PRÉ-REQUISITOS PARA CONSTRUIR UM BRAINSTORMING

• Um grupo de pessoas.

• Um líder para coordenar o grupo.

• Folha de verificação para anotar as ideias.

REGRAS BÁSICAS

• Eliminar qualquer crítica no primeiro momento do processo, para que não haja inibições nem bloqueios e surja o maior número de ideias possível. “Nenhuma ideias por mais tola ou irracional que possa parecer, pode ser criticada. Da mesma forma, as boas ideias não são elogiadas ou endossadas. Todo julgamento é suspenso inicialmente; a primazia é a geração de ideias” (Plsek e Onnias). Não deve haver julgamento de modo algum, principalmente dos gestores;

• Apresentar as ideias tal qual elas surjam na cabeça, sem rodeios, elaborações ou maiores considerações. As pessoas devem se sentir muito à vontade, sem medo de “dizer uma bobagem”. Ao contrário, as ideias mais desejadas são aquelas que parecem disparatadas, “loucas” e sem sentido, no primeiro momento. Estas ideias costumam oferecer conexões para outras ideias criativas e até mesmo representarem soluções. Mesmo que mais tarde sejam abandonadas completamente, isso não é importante no momento da “colheita” das contribuições;

• No brainstorming, quantidade gera qualidade. Quanto mais ideias surgirem, melhor. Maior será a chance de se conseguir, diretamente ou por meio de associações as boas ideias;

• Numa segunda etapa, feita a seleção das ideias, aquelas potencialmente boas devem ser aperfeiçoadas. Nesse processo, costumam surgir outras ideias. Mas lembre-se: derrubar uma ideia é mais fácil que programa-la. Novas ideias normalmente nascem frágeis: é preciso reforçá-las para que sejam aceitas.

• Se essas regras forem cumpridas, certamente ocorrerá a geração de uma quantidade maior de ideias. Ideias melhores e em maior quantidade do que seria possível de se esperar do trabalho individual.

COMO FAZER UM BRAINSTORMING

• O processo de brainstorming é conduzido por um grupo de 6 a 12 participantes, com um coordenador e um secretário escolhidos.

• Cada participante recebe, antes da reunião, o enunciado do problema com todas as informações disponíveis. Para ser útil, o enunciado do problema deve:

O “Ser específico: evite palavras como baixo, ruim ou lento";

O Ser mensurável: inclua fatos, números, etc.;

O Enunciar o efeito: afirmar o que está errado sem presumir uma causa ou uma solução;

O Identificar o déficit entre o que há e o que deveria ser;

O (Focalizar a perda; dizer por que a situação é indesejável do ponto-de-vista do cliente).

• A sessão do brainstorming começa com a orientação aos participantes sobre as regras do jogo, origem e motivo do problema a ser estudado. Se o grupo não está acostumado a sessões de brainstorming, é aconselhável fazer um breve aquecimento e, se necessário, é possível redefinir o problema em cada ocasião. É importante educar as pessoas.

• Ao se anotar, finalmente, o problema no quadro é que realmente inicia o brainstorming em si, com duração aproximada de 40 minutos.

• Durante esse período cada pessoa do grupo deve estar estimulada e desinibida para oferecer o maior número de ideias, segundo a regra básica: é proibido cri ticar.

• Todas as ideias devem ser anotadas em local bem visível, sempre se dando preferência pela redação original de quem manifesta a ideia.

• O último passo da sessão consiste na seleção de ideias. Nesta fase o grupo:

a) Analisa as diversas sugestões individuais de causas potenciais do problema;

b) Classifica as causas levantadas;

c) Combina causas afins e descarta redundâncias;

d) Elabora uma lista das causas mais comuns.

Fontes:

http://www.qualidade.adm.br/uploads/qualidade/ferramentas.pdf